Die meisten Unternehmen verlieren Zeit nicht beim Buchen, sondern beim Sammeln. Belege liegen im Auto, im Postfach und im Portal des Lieferanten. Ein durchgängiger digitaler Prozess räumt diese Sammelstellen ab und macht die Zahlen schon im laufenden Monat nutzbar.
Wo entstehen Ihre Belege?
Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Notieren Sie über zwei Wochen jede Quelle, aus der ein Beleg kommt. Typisch sind Kassenbons aus dem Alltag, Rechnungen per Mail, Portale von Telekommunikation und Energieversorgern sowie Abrechnungen aus Ihrem Kassensystem.
Jede dieser Quellen braucht genau einen definierten Weg in Ihr Buchhaltungssystem. Sobald ein zweiter Weg existiert, entstehen Doppelerfassungen und Lücken, die später mühsam abgeglichen werden müssen.
„Ein digitaler Belegprozess spart selten Buchungszeit. Er spart Suchzeit, und die ist in den meisten Betrieben deutlich teurer."
Welche Werkzeuge greifen ineinander?
Für die mobile Erfassung genügt eine App, die den Beleg fotografiert, den Betrag ausliest und ihn direkt in den Belegeingang stellt. Für Rechnungen per Mail richten Sie eine eigene Adresse ein, die automatisch in denselben Eingang läuft. Portale lassen sich meist per Abruf anbinden.
Entscheidend ist die Verbindung zum Bankkonto. Sobald Kontoumsätze und Belege im selben System liegen, kann die Zuordnung weitgehend automatisch laufen und Ihre laufende Buchhaltung bleibt tagesaktuell.
Gut zu wissenWer Belege im laufenden Monat einreicht, bekommt monatliche Auswertungen, die noch Entscheidungen erlauben. Quartalsweise Nachreichungen liefern nur noch Rückblick.Was fordert die GoBD?
Digitale Belege müssen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden. Der ursprüngliche Beleg ist im Format seines Eingangs aufzubewahren, eine ausgedruckte Kopie genügt nicht. Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, sofern das Verfahren dokumentiert ist.
Diese Dokumentation heißt Verfahrensdokumentation und beschreibt, wie Belege erfasst, geprüft, gebucht und archiviert werden. Sie ist einer der ersten Punkte, die ein Prüfer anfordert. Mehr dazu im Beitrag zur Betriebsprüfung.
Wie führen Sie den Prozess ein?
Starten Sie mit der Quelle, die das größte Volumen liefert, meist sind das die Eingangsrechnungen per Mail. Erst wenn dieser Weg zwei Monate stabil läuft, kommt die nächste Quelle dazu. Eine Umstellung über alle Belegarten hinweg scheitert regelmäßig am Alltagsgeschäft.
Legen Sie außerdem eine feste Wochenroutine fest. Zwanzig Minuten am Freitagvormittag reichen in kleinen Betrieben aus, um offene Belege zu klären, bevor sie sich zum Monatsberg türmen.
So gehen wir vor
Wir schauen uns Ihre bestehenden Werkzeuge an und bauen den Prozess auf dem auf, was Sie bereits nutzen. Anschließend richten wir die Schnittstellen ein, erstellen die Verfahrensdokumentation und schulen Ihr Team in einer knappen Stunde. Bei Fragen zum Vokabular hilft unser Steuer-Glossar.
Häufige Fragen
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Ja, sofern das ersetzende Scannen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und die digitale Kopie bildlich mit dem Original übereinstimmt. Ausnahmen gelten für wenige Urkunden.
Welches Buchhaltungsprogramm empfehlen Sie?
Wir arbeiten mit den gängigen Systemen und richten uns nach Ihrem Alltag. Entscheidend ist weniger die Marke als die saubere Anbindung von Bank, Kasse und Belegeingang.
Wie lange muss ich digitale Belege aufbewahren?
Für Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
