Eine Prüfungsanordnung im Briefkasten löst bei den meisten Unternehmern zuerst Unbehagen aus. Dabei entscheidet sich der Ausgang einer Betriebsprüfung lange vorher, nämlich an der Frage, wie sauber Belege, Daten und Prozesse dokumentiert sind. Die folgenden Punkte fassen Prüfer zuerst an.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Die Prüfung beginnt mit einer schriftlichen Anordnung, die Prüfungszeitraum und Steuerarten benennt. Zwischen Anordnung und Prüfungsbeginn liegen bei kleinen Betrieben mindestens zwei Wochen, bei größeren vier Wochen. Diese Zeit sollten Sie aktiv nutzen.
Der Prüfer fordert in der Regel einen Datenträger mit den steuerlich relevanten Daten an. Wird dieser nicht in der geforderten Form bereitgestellt, drohen Verzögerungsgeld und im Ergebnis eine Schätzung.
„Prüfungen entscheiden sich selten an der einzelnen Buchung. Sie entscheiden sich daran, ob der Prozess dahinter nachvollziehbar dokumentiert ist."
Warum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in Ihr System kommen, wie sie geprüft werden und wie sie archiviert sind. Fehlt sie, kann der Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln, selbst wenn inhaltlich alles korrekt gebucht wurde.
Besonders relevant ist sie beim ersetzenden Scannen von Papierbelegen. Wie Sie den Prozess sauber aufsetzen, beschreibt der Beitrag zum digitalen Belegfluss.
Gut zu wissenDer Prüfungszeitraum umfasst bei kleinen Betrieben meist drei zusammenhängende Jahre. Bei Anschlussprüfungen kann er sich lückenlos fortsetzen.Worauf achten Prüfer bei der Kasse?
Bargeldintensive Betriebe stehen besonders im Fokus. Elektronische Kassensysteme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, eine Verfahrensdokumentation und die Möglichkeit, Einzeldaten zu exportieren. Fehlt eines dieser Elemente, folgt regelmäßig eine Hinzuschätzung.
Auch die Kassensturzfähigkeit wird geprüft. Der ausgewiesene Kassenbestand muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeld übereinstimmen. Negative Kassenbestände sind ein sofortiges Warnsignal.
Was tun Sie zwischen Anordnung und Prüfung?
Richten Sie einen separaten Arbeitsplatz ein und sammeln Sie Verträge, Anlagenverzeichnis und Dokumentationen an einem Ort. Klären Sie außerdem, wer im Betrieb Auskunft geben darf. Unabgestimmte Antworten aus der Belegschaft führen häufiger zu Rückfragen als die Zahlen selbst.
Wir gehen die auffälligen Positionen vorher gemeinsam durch und bereiten Erläuterungen vor. Damit verschiebt sich das Gespräch von der Rechtfertigung zur sachlichen Klärung.
So gehen wir vor
Wir begleiten die Prüfung von der Anordnung bis zur Schlussbesprechung, übernehmen die Kommunikation mit dem Prüfer und prüfen den Bericht vor der Auswertung. Ergänzend sichern wir im Jahresabschluss, dass die kritischen Punkte gar nicht erst entstehen.
Häufige Fragen
Muss ich dem Prüfer einen Arbeitsplatz stellen?
Ja. Die Prüfung findet grundsätzlich in Ihren Geschäftsräumen statt. Alternativ kann sie in unseren Räumen oder beim Finanzamt stattfinden.
Wie weit zurück darf geprüft werden?
Regelmäßig über die Festsetzungsfrist von vier Jahren. Bei leichtfertiger Steuerverkürzung verlängert sie sich auf fünf, bei Steuerhinterziehung auf zehn Jahre.
Kann ich Ergebnisse der Prüfung anfechten?
Ja. Gegen die geänderten Bescheide steht der Einspruch offen. Häufig lässt sich schon in der Schlussbesprechung eine tragfähige Einigung erzielen.
